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大总务就是大育人——我校总务改革发展纪实(上)

 

总务委员会成立之初,校长王家新勉励:“要把总务部门工作人员提升到育人平台,重新还原他们与教务系统、学务系统同样的育人功能,要明确后勤经营、管理只是第一层次,育人是最终目的。”

三年后的2011年8月,时任党委书记熊仁民评价:“总务委员会扎扎实实地工作,为我校的内涵建设以及特色名校建设做出了巨大贡献,为金沙精神的形成做出了表率。”

20087月总务委员会成立,今年已是第四个年头。

当时的金沙,经历了新校区建设和本科教学水平工作评估的洗礼,正以蓬勃英姿蓄势待发,处在“十一五”发展的关键时刻,高水平特色名校建设如何向前推进?“由外延扩张向内涵建设、由教学型院校向教学科研型院校”的“两个转变”如何实现?

强劲的发展动力需要强大的后方保障。2008年,经校长提议,党委研究决定,在整合原建管会、后勤办、设备处、后勤集团的基础上,成立总务委员会,将资产、招标、医疗、基建、保障、经营等职能融为一体,力图打破简单的甲乙双方后勤模式,为学校整体发展提供强有力的后勤保障,为有中国特色的现代大学制度的建立探索有益的经验。

作为党务领导下教务、学务、总务“四务联动”的重要一环,自成立以来,总务委员会致力于为“建设高水平特色名校”的目标提供一流的后勤、一流的管理和一流的服务作为支撑保障体系,形成了“以岗位设置与薪酬改革为龙头,以ISO9001质量体系为载体,以完成后勤保障为关键,以大爱为基、育人为本为基本理念”加强大总务内涵建设的总思路。

以薪酬制度改革为龙头 凝聚“人”的力量

2008年的总务改革并不是一次简单的机构重组,而更像是各相关系统的一场自我革命。

任何“革命”,“人”都是首要问题。新的总务委员会在职在岗员工近600名,包括原后勤、管理干部学院、学校等多个分配体系,采用事业编制、雇员制、劳动合同制、劳务派遣等多种用工形式。面对学校发展的全新形势,如何将这种“多元化”融化为“统一性”,是总务委员会在“适应大发展、实现大转移、建设大总务”的紧迫关头,就是首要问题中的急迫问题。

总务委员会成立次年,岗位设置和薪酬制度设计专项研究课题项目正式启动。

600名员工,150余种岗位,面对从小时工到国家干部、从无职称到正高职称、从近于文盲到硕士研究生并存的大总务,想要进行全新的改革,就必须了解原来的“家底”。

这是一项浩大而精细的调研,在人事处、管理学院、科研处的大力支撑下,在数十位师生的积极参与下,课题组耗时近一年,走访了150个岗位,采集了成千上万的原始数据,按照理论、政策、法规、制度的逻辑要求,形成了严谨有效的研究成果,为合理的薪酬制度改革提供了有力依据。

新的薪酬体系以“公平性、激励性、成本有效性”为原则,全面兼顾总务委员会各岗位的工作性质与工作内容,按照风险与非风险两大类,管理、技术、工勤三大序列,进行15级岗位赋值,并依据总务委员会提供的岗位职责、任职资格及项目前期进行的职位访谈,对总务委员会的各个岗位进行了梳理和归纳,对154个不同岗位分别编写了《职位说明书》,让仓库主管、厨师长、技术花工等等每一个总务人都明确各自的岗位名称、直接主管、所属部门、工作综述、岗位描述、任职要求等信息,使其成为明确岗位职责,梳理岗位层级,构建流程体系的重要依据。

为了在合理、规范、自动的工作流程下,通过绩效区分评估员工对现任职位的胜任程度及其发展潜力,实现对员工的区分并进行合理奖惩,新设计的薪酬方案大力提升了绩效薪资的比例,体现了责任、效益、报酬三者之间的统一。

2009年,大总务按照“打破身份、竞争上岗、按岗定酬、优劳优酬”的原则,开展全员竞聘上岗。此外,总务还采取同岗分级制度,引导员工踏踏实实做好本职工作,业务水平高的普通员工,薪酬甚至可以比本部门的负责人还要高。职工的工作效率和积极性因此得到前所未有的提高,为大总务建设提供了坚实的人力资源保障。

姚静是这项制度的受益者之一。“劳务派遣”的身份并没有让她失去平等的晋升机遇,凭借着踏实和勤奋的工作态度,她由一名普通的学生公寓管理员,一步步做到了如今的物业管理部主任。姚静也明显感觉到,新制度实施之后,同事的流动性大大降低,“在这个公平、透明的平台中,只要有能力就有机会,有想法就可能实施,大家做事更积极、更主动,也渐渐找到了归属感,我想每一个总务人都是受益者。”

以质量体系建设为抓手,推进“事”的整合

随着“四大战役”的相继启动和建设,学校事业发展进入快车道。数据显示,总务的服务人数由2005年的3685人增长到2010年的18000人,服务面积由77787㎡到372848㎡。面对学校迅速扩大的事业版图,总务要如何应对以保证服务、管理、经营各项工作均能高质进行?

这并非一朝一夕之力能成。要保证这个近20000人活跃着的校园一切后勤保障有条不紊,背后就必然要有强大的制度支撑。

为了以管理促服务,提升保障水平和能力,自20092月起,总务委员会历时20个月,凝练组织理念,确立了“责任、科学、高效、卓越”的质量方针,梳理了各项工作程序和岗位工作流程,几易其稿,编写并颁布运行了110万字的质量手册、程序文件和各部门工作手册,于201010月正式运行IS09001国际质量体系。次年3月,经严格评审程序,总务取得了质量管理体系认证资格证书。

“质量体系的建立过程,实际上也是一个统一思想的过程。由最基层的工编辑提供操作程序并反复讨论选取最优方案,上上下下几易其稿,最终将日常性的工作提升到理论层面固化下来,对于新进员工而言,也是一个很好的入职引导。”总务委员会常务副主任吴庆龙更愿意从这样一个角度理解这110万字背后的意义,在他看来,这套体系在总务改革中“打破固有思维模式,纠正原有行为惯性”方面,发挥了至关重要的作用。

“这套体系还十分强调持续改进的能力,强调各个层级的自我检查。”质量控制办公室主任吴光旺表示,“体系的运行过程也是一个不断完善的过程,校方的自我检查包括巡检、内审、顾客满意度调查、管理评审等方方面面,官方的认证机构也会定期检查,确认体系运行是否符合标准,验证其有效性。”

国际质量管理体系强调以“顾客”为关注焦点,创新组织学问,实施规范管理。其体系文件分为宏观的《质量手册》、中观的《程序文件》及微观的《工作手册》三个部分。其中,《质量手册》是贯彻总务委员会质量方针、实现总务委员会质量目标的纲领性文件;《程序文件》对质量管理体系所要求的文件进行控制,确保各有关场所使用的文件为有效版本;《工作手册》则对所有岗位的所有工作进行了严格的规范,让浇水、扫地都有明确的步骤和标准。

以绿化园艺部为例,其工作手册的管理标准中就包括“播种标准、扦插标准、营养土配制标准、栽植标准、浇水标准、施肥标准、除草标准、病虫害防治标准”等23项,甚至连月季、紫荆、行道树等不同植物种类都分别有专属的作业引导规范,其中,对行道树整形修剪的八条引导规则细化到“冬修时进一步做出决选,一级主枝留三个较理想、分布均匀长势相仿,方位角120度左右,基角保持35-45度之间”。

走在校园里,每一个不经意的细节,都在展示着总务人的不断进取和精益求精。这个在很多人看来“大老粗们”聚集的部门,用的恰恰是最精细的标准和规范。

以目标责任考核为手段 强化“质”的提升

“质量是组织的生命,总务委员会作为学校的后勤保障部门,工作的质量直接关系到全体师生的安全质量,也是金沙整体教育质量的重要支撑。总务服务没有止境,要永远处于一种‘战战兢兢、如履薄冰’的谨慎状态。”副校长、总务委员会主任郭宏之说。

为了提高服务质量,总务委员会自成立之初,即狠抓责任教育,将“责任”提到首要位置,专门制定实施《总务委员会目标考核管理办法》,逐级签订目标考核责任书,明确部门(岗位)职责,通过目标管理强化工作责任感,让每位员工时刻牢记责任意识,做好本职工作,以“责任”促“成果”。

责任指标包括管理责任指标和专项责任指标、经济责任指标三种,其中,管理责任指标包括“保障性指标”和“改进性指标”,前者保证工作职责履行,后者则是为了体现持续性的改进。每年年初,根据年度工作重点和工作计划,各二级部门起草初步方案向上层层审核批准,向下层层签订落实。

通过目标责任考核,总务委员会从主任、各中心负责人直至员工,每个人都负有对产品质量明确或量化的责任。这个指标年初制定,跟踪完成,年底按照目标完成情况进行考核并和绩效挂钩,有效推动了各项工作的有序进行。

以此为激励,近年来,各中心工作持续改进:继澄园一期后,三期工程指挥部优质高效地完成澄园二期的主体建设工程及景观配套工程,并顺利完成中和楼、位育楼的改造工作;节能减排取得明显成效,2011年全年节水25万吨,节电90万元,并获“全省节水型高校创建先进集体”称号;交通保障获省教育厅安全文明单位;经营服务中心获得教科工会“工人先锋号”单位;各食堂均被评为文明食堂,其中润园餐厅被评为全国高校百佳食堂;保证校内楼宇、主次干道、河道、湖面等共计547659.6㎡的环境整洁;招标工作更加规范,仅2011年即完成442份合同(协议)的审核工作;加强了国有资产管理信息化建设,房产清查取得显著进展;有效提升职工医疗健康档案数字化水平;做好第四届非洲英语国家高级审计研讨班、“三部一省”共建、校园招聘、合唱节、运动会等各项大型活动的物业服务保障工作……

面对物价上涨与人工成本飙升、运营与人力资源成本逐年升高的现实,总务委员会全体员工顶住压力,狠下功夫,通过不断改善自身服务,提升管理、经营水平,自行消化,不增加学校财务负担,确保校园市场稳定。往年需要总务补贴的金培中心,经过加强管理、挖掘潜力,如今不仅独立自行消化成本,还每年额外为学校教职工免费提供9000多个床位的住宿服务;总务委员会在职在岗员工近600人,至2010年人工成本已近190万,除学校负担其中少数职工的工资外,其余全部由总务委员会通过自主经营自行解决……

薪酬体系、质量体系和目标责任考核共同形成了大总务稳步发展的坚实动力,为大总务实现其管理“科学化、系统化、效率化”,经营“职业化、合法化、效益化”,服务“人本化、多样化、品质化”提供了强有力的支撑,确保了总务委员会各项工作在严格的制度和科学的流程下优质、高效、有序运行,真正实现了大总务的大服务,让一件件简单的“事务”,融合成了一项忠诚坚定的“事业”……(王妍妍)

金沙报第328

责任编辑: admin
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